RFI được viết đầy đủ là Request for Information, là thuật ngữ dùng để chỉ lời yêu cầu hay đề xuất của một công ty gửi đến nhà cung cấp nào đó, yêu cầu nhà cung cấp gửi các thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin của bên cung cấp. Chi tiết hơn về RFI là gì, cách sử dụng cũng như điểm khác nhau giữa các lĩnh vực khi sử dụng RFI ra sao? Hãy cũng tìm hiểu bài viết sau nhé!
- Khái niệm
Như đã nói trên phần mở đầu, RFI là từ viết tắt của request for information nghĩa là yêu cầu cung cấp thông tin.
RFI được xem như một quy trình chính thức để lấy thông tin từ các nhà cung cấp phục vụ các hoạt động nghiên cứu, kinh doanh… Yêu cầu này thường được viết bởi khách hàng, khách hàng này có thể là một đơn vị hoặc một công ty và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. RFI cũng được các khách hàng xem như công cụ nhằm thu hẹp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.
Trong các trường hợp cá nhân hay tổ chức có ít kiến thức và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin của các nhà cung ứng hoặc muốn tiết kiệm thời gian và chi phí trong khâu đánh giá nhà cung ứng thì RFI thường là lựa chọn đầu tiên.
- Những trường hợp nên sử dụng RFI
RFI có thể được sử dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực và trường hợp khác nhau.
Trong lĩnh vực công nghệ thông tin: Ở lĩnh vực này, người ta sử dụng RFI để mua các loại phần mềm từ nhà cung cấp vì phần mềm thường có giá khá cao và sử dụng lâu dài, do đó các cá nhân/tổ chức cần lựa chọn đúng nhà cung cấp phần mềm có chất lượng và uy tín.
Trong xây dựng: Đối với lĩnh vực này, RFI thường được sử dụng để nhà thầu chính gửi các thông tin về bản vẽ thiết kế, nguyên vật liệu, thông số xây dựng,… cho khách hàng hay nhà thầu phụ. Đôi khi nhà thầu phụ cũng gửi RFI cho nhà thầu chính.
Ngoài ra, RFI còn được các tổ chức sử dụng khi muốn ứng dụng phần mềm ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) cho tổ chức mình. Thường thì nội dung của RFI trong lĩnh vực này là các tiêu chí liên quan đến của doanh nghiệp trong hệ thống ERP của mình. Ví dụ, đây có thể là các nhu cầu về nhân viên, sản xuất, kinh doanh, nghiệp vụ kế toán, quản lí hàng tồn kho,…
- Mục đích của RFI
Cung cấp thông tin về sản phẩm, đây cũng là mục đích quan trọng nhất khi sử dụng RFI. Nó giúp khách hàng hoặc tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các nội dung như thành phần, cách sử dụng, tác dụng,… của sản phẩm. Nhờ có RFI mà thời gian và kinh phí bỏ ra khi thực hiện nghiên cứu đánh giá về các nhà cung cấp của khách hàng được giảm thiểu đáng kể mà vẫn mang lại hiệu quả mong đợi.
Khi các nhà cung cấp thực hiện yêu cầu cung cấp thông tin của khách hàng, từ đó khách hàng sẽ dựa trên các thông tin thu thập được tiến hành so sánh để chọn ra các nhà cung ứng có tiềm năng. Do đó RFI giúp khách hàng lựa chọn đối tác một cách kỹ lượng nhất.
Ngoài việc thu thập thông tin để đưa ra quyết định lựa chọn đối tác, RFI còn được sử dụng để làm cơ sở cho các quyết định tiếp theo, các giai đoạn sau đó như RFP (yêu cầu đề xuất), RFT (yêu cầu đấu thầu) hay RFQ (yêu cầu báo giá).
Bên cạnh đó, RFI cũng được sử dụng nhằm mục đích gửi lời chào mời đến các nhà cung ứng, các RFI được gửi đi cùng lúc do đó sẽ điều chỉnh được tâm lý của các nhà cung cấp, ngoài ra cũng giúp khách hàng xây dựng chiến lược và làm cơ sở dữ liệu cho lần mua hàng tiếp theo.
Bài viết trên đã cung cấp các thông tin về RFI là gì, những trường hợp nào sử dụng RFI và mục đích của khách hàng khi sử dụng RFI là gì. Có thể thấy RFI đem lại những lợi ích lớn cho khách hàng khi tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng. Do đó hãy tìm hiểu và ứng dụng RFI cho công ty, tổ chức hay bản thân khi cần thiết nhé!