Đọc CV chiếm ít thời gian hơn người ta tưởng. Những năm tôi làm chuyên viên tuyển dụng (Recruiter), nếu ghi lại một tuần làm việc thì phần ngồi đọc hồ sơ chỉ là một mẩu nhỏ. Phần còn lại là nói chuyện. Nói với trưởng bộ phận, nói với ứng viên, nói với kế toán về ngân sách, nói với bảo vệ để họ cho ứng viên lên đúng tầng.
Tôi viết lại những việc đó, theo đúng thứ tự chúng hay xảy ra.
#1 Trước khi có tin tuyển là một cuộc họp
Mọi vị trí bắt đầu bằng một yêu cầu tuyển dụng. Có công ty dùng biểu mẫu trên phần mềm, có công ty chỉ là một tin nhắn: “Chị ơi bên em thiếu một người kho.” Việc đầu tiên của chuyên viên tuyển dụng là ngồi lại với người đưa ra yêu cầu đó, hỏi cho ra người họ cần thực sự làm gì.
Hồi mới vào nghề, tôi bỏ qua bước này. Trưởng bộ phận nói cần “nhân viên kho nhanh nhẹn”, tôi đăng tin y như thế, nhận về vài chục hồ sơ, gửi lên, bị trả lại gần hết. Hóa ra anh ấy cần người biết dùng phần mềm quản lý kho, chịu được ca đêm, và có bằng lái xe nâng. Ba chi tiết đó không ai nói ra vì với anh ấy nó hiển nhiên.
Từ đó tôi có một tờ giấy câu hỏi riêng mang theo mỗi lần họp: làm ca mấy, báo cáo cho ai, ngày đầu tiên phải làm được gì, điều gì khiến người cũ nghỉ. Câu cuối hay bị né, nhưng nó cho tôi biết nhiều nhất.
#2 Viết tin, tìm người, và lọc
Sau cuộc họp, tôi viết bản mô tả công việc và tin tuyển. Hai thứ này khác nhau. Bản mô tả là tài liệu nội bộ, đầy đủ, khô. Tin tuyển phải đọc được trong một phút trên điện thoại, nói rõ làm ở đâu, giờ giấc thế nào, cần gì và không cần gì.
Rồi đến khâu tìm nguồn ứng viên (sourcing). Đăng tin trên các trang tuyển dụng chỉ là một phần. Phần nhiều hơn là chủ động: tìm hồ sơ trong kho ứng viên cũ, hỏi nhân viên đang làm có ai giới thiệu, nhắn tin cho người phù hợp trên mạng nghề nghiệp. Ngày xưa nguồn của tôi là báo giấy và bảng tin ở trung tâm giới thiệu việc làm. Bây giờ thì mở máy là có, nhưng cũng vì thế mà ai cũng nhắn cho cùng một người, và ứng viên giỏi nhận cả chục tin mỗi tuần.
Ai từng ngồi lọc hồ sơ cho một vị trí đông người nộp đều hiểu cảm giác này. Bạn đọc đến hồ sơ thứ bốn mươi thì bắt đầu thấy chữ nào cũng giống nhau. Tôi tự đặt luật: lọc theo ba tiêu chí bắt buộc đã thống nhất với trưởng bộ phận, không lọc theo cảm tính, và đọc chậm lại khi gặp hồ sơ trái ngành nhưng có kinh nghiệm gần. Có những người giỏi nhất tôi từng tuyển nằm trong nhóm này. Đây cũng là phần của nghề nhân sự mà tôi thấy người mới dễ làm vội nhất.
#3 Điện thoại, lịch hẹn và những người không đến
Gọi điện sàng lọc (phone screen) thường chỉ năm đến mười lăm phút. Tôi hỏi xem ứng viên còn quan tâm không, mức lương mong muốn có nằm trong ngân sách không, đi lại có tiện không, và nghe xem họ nói chuyện thế nào. Nhiều cuộc gọi kết thúc trong hai phút vì ứng viên đã nhận việc nơi khác.
Sắp lịch phỏng vấn nghe đơn giản nhưng là phần làm tôi mất bình tĩnh nhiều nhất. Trưởng bộ phận chỉ rảnh chiều thứ Năm. Ứng viên đang đi làm chỉ đến được sau năm giờ. Phòng họp bị đặt trước. Có hôm tôi đổi lịch bốn lần cho một buổi phỏng vấn ba mươi phút. Rồi đến giờ hẹn, ứng viên không đến và không nghe máy. Chuyện này xảy ra thường xuyên đến mức tôi luôn hẹn dư một người.
Trong buổi phỏng vấn, chuyên viên tuyển dụng thường ngồi cùng hoặc phỏng vấn vòng đầu, ghi chép, và sau đó là người tổng hợp ý kiến. Ghi chép rất quan trọng. Ba ngày sau, không ai nhớ ứng viên thứ hai nói gì nếu không có giấy.
#4 Phần sau khi chọn được người
Nhiều người nghĩ chọn xong là hết việc. Thực ra đây mới là đoạn dễ hỏng nhất.
Chuyên viên tuyển dụng phải đàm phán thư mời nhận việc (offer letter): mức lương, ngày bắt đầu, thời gian thử việc, phúc lợi. Tôi phải hỏi lại C&B xem mức đó có lệch với người đang làm cùng vị trí không, hỏi trưởng bộ phận xem có chịu chờ một tháng để ứng viên báo nghỉ chỗ cũ không. Ứng viên thì đang cân nhắc thêm một hai lời mời khác. Có những lời đồng ý qua điện thoại rồi im lặng đến ngày đi làm.
Từ lúc ứng viên nhận lời đến ngày đầu đi làm, tôi giữ liên lạc: gửi danh sách giấy tờ cần mang, nhắc ngày giờ, hỏi han vài câu. Nghe thì như chăm sóc khách hàng, nhưng nó giảm đáng kể số người “biến mất” vào phút chót. Ngày đầu tiên, tôi thường xuống tận cổng đón, dẫn lên bàn làm việc, rồi mới bàn giao cho bên đào tạo.
Cuối tháng là báo cáo. Bao nhiêu vị trí đang mở, mỗi vị trí mất bao lâu để tuyển, nguồn nào ra người, bao nhiêu người nghỉ trong hai tháng đầu. Con số cuối cùng là thứ tôi sợ nhất, vì nó nói tuyển có đúng người hay không.
Thu nhập của nghề này khác nhau nhiều tùy quy mô công ty, ngành và việc có thưởng theo số người tuyển được hay không. Ở các công ty dịch vụ tuyển dụng, phần thưởng thường chiếm tỷ trọng lớn hơn so với tuyển dụng nội bộ.
Từ hay nghe trong nghề. Pipeline là danh sách ứng viên đang ở các vòng khác nhau của một vị trí. Time to hire là số ngày từ khi mở vị trí đến khi có người nhận lời. Headhunt là chủ động tìm và mời người đang đi làm ở nơi khác, thường cho vị trí cấp cao.