RFI được viết đầy đủ là Request for Information, là thuật ngữ dùng để chỉ lời yêu cầu hay đề xuất của một công ty gửi đến nhà cung cấp nào đó, yêu cầu nhà cung cấp gửi các thông tin về sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin của bên cung cấp. Chi tiết hơn về RFI là gì, cách sử dụng cũng như điểm khác nhau giữa các lĩnh vực khi sử dụng RFI ra sao? Hãy cũng tìm hiểu bài viết sau nhé!

1. Khái niệm

Như đã nói trên phần mở đầu, RFI là từ viết tắt của request for information nghĩa là yêu cầu cung cấp thông tin.

RFI được xem như một quy trình chính thức để lấy thông tin từ các nhà cung cấp phục vụ các hoạt động nghiên cứu, kinh doanh… Yêu cầu này thường được viết bởi khách hàng, khách hàng này có thể là một đơn vị hoặc một công ty và gửi đến các nhà cung cấp tiềm năng. RFI cũng được các khách hàng xem như công cụ nhằm thu hẹp danh sách các nhà cung cấp tiềm năng.

Trong các trường hợp cá nhân hay tổ chức có ít kiến thức và khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin của các nhà cung ứng hoặc muốn tiết kiệm thời gian và chi phí trong khâu đánh giá nhà cung ứng thì RFI thường là lựa chọn đầu tiên.

• Những trường hợp nên sử dụng RFI

RFI có thể được sử dụng trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực và trường hợp khác nhau.

Trong lĩnh vực công nghệ thông tin: Ở lĩnh vực này, người ta sử dụng RFI để mua các loại phần mềm từ nhà cung cấp vì phần mềm thường có giá khá cao và sử dụng lâu dài, do đó các cá nhân/tổ chức cần lựa chọn đúng nhà cung cấp phần mềm có chất lượng và uy tín.

Trong xây dựng: Đối với lĩnh vực này, RFI thường được sử dụng để nhà thầu chính gửi các thông tin về bản vẽ thiết kế, nguyên vật liệu, thông số xây dựng,… cho khách hàng hay nhà thầu phụ. Đôi khi nhà thầu phụ cũng gửi RFI cho nhà thầu chính.

Ngoài ra, RFI còn được các tổ chức sử dụng khi muốn ứng dụng phần mềm ERP (hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) cho tổ chức mình. Thường thì nội dung của RFI trong lĩnh vực này là các tiêu chí liên quan đến của doanh nghiệp trong hệ thống ERP của mình. Ví dụ, đây có thể là các nhu cầu về nhân viên, sản xuất, kinh doanh, nghiệp vụ kế toán, quản lí hàng tồn kho,…

• Mục đích của RFI

Cung cấp thông tin về sản phẩm, đây cũng là mục đích quan trọng nhất khi sử dụng RFI. Nó giúp khách hàng hoặc tổ chức, doanh nghiệp hiểu rõ hơn về các nội dung như thành phần, cách sử dụng, tác dụng,… của sản phẩm. Nhờ có RFI mà thời gian và kinh phí bỏ ra khi thực hiện nghiên cứu đánh giá về các nhà cung cấp của khách hàng được giảm thiểu đáng kể mà vẫn mang lại hiệu quả mong đợi.

Khi các nhà cung cấp thực hiện yêu cầu cung cấp thông tin của khách hàng, từ đó khách hàng sẽ dựa trên các thông tin thu thập được tiến hành so sánh để chọn ra các nhà cung ứng có tiềm năng. Do đó RFI giúp khách hàng lựa chọn đối tác một cách kỹ lượng nhất.

Ngoài việc thu thập thông tin để đưa ra quyết định lựa chọn đối tác, RFI còn được sử dụng để làm cơ sở cho các quyết định tiếp theo, các giai đoạn sau đó như RFP (yêu cầu đề xuất), RFT (yêu cầu đấu thầu) hay RFQ (yêu cầu báo giá).

Bên cạnh đó, RFI cũng được sử dụng nhằm mục đích gửi lời chào mời đến các nhà cung ứng, các RFI được gửi đi cùng lúc do đó sẽ điều chỉnh được tâm lý của các nhà cung cấp, ngoài ra cũng giúp khách hàng xây dựng chiến lược và làm cơ sở dữ liệu cho lần mua hàng tiếp theo.

Bài viết trên đã cung cấp các thông tin về RFI là gì, những trường hợp nào sử dụng RFI và mục đích của khách hàng khi sử dụng RFI là gì. Có thể thấy RFI đem lại những lợi ích lớn cho khách hàng khi tìm kiếm và lựa chọn nhà cung ứng. Do đó hãy tìm hiểu và ứng dụng RFI cho công ty, tổ chức hay bản thân khi cần thiết nhé!

Trong doanh nghiệp kinh doanh chắc hẳn bạn đã quen thuộc với khái niệm Cogs và thường xuyên xuất hiện trong công việc. Bạn cần tìm hiểu về Cogs để phục vụ cho công việc kinh doanh và cách tính chính xác hiệu quả nhất. Bài viết sau sẽ cho bạn biết Cogs là gì, công thức tính và ý nghĩa của Cogs, một số hạn chế về Cogs.

1. Khái niệm

Cogs viết tắt của cụm từ “Cost of goods sold” có nghĩa tiếng việt “giá vốn hàng bán” là toàn bộ chi phí trực tiếp từ hoạt động sản xuất hàng hóa dùng để bán trong doanh nghiệp hay giá vốn hàng tồn kho mà doanh nghiệp tồn trữ để bán cho khách hàng. Ngoài ra, Cogs gồm tất cả chi phí mua nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm và chi phí thuê lao động trực tiếp tham gia sản xuất. Đặc biệt, Cogs không bao gồm những chi phí gắn tới hoạt động chung của doanh nghiệp hay là chi phí gián tiếp như là tiền thuê nhà, tiền phân phối và thuê nhân viên bán hàng.

Cogs được tính toán và đưa vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nếu Cogs cao hơn giá trị doanh thu mà doanh nghiệp nhận được ở kỳ báo cáo thể hiện doanh nghiệp kinh doanh không đạt lợi nhuận mong muốn.

• Công thức tính Cogs (Cost of goods sold)

Công thức chung thường được áp dụng để tính Cost of goods sold (giá vốn hàng bán) là:

Cost of goods sold = Beginning Inventory (giá trị hàng tồn kho đầu kỳ) + Purchases during the period (hàng mua) – Ending inventory (giá trị hàng tồn kho cuối kỳ)

Lưu ý: Khi tính Cogs trong thực tế thì công thức trên có thể thay đổi phù hợp với từng phương pháp tính trong kế toán. Một số công thức kế toán được doanh nghiệp áp dụng phổ biến tính Cogs: Công thức FIFO (First In First Out) nhập trước xuất trước, công thức LIFO (Last In First Out) nhập sau xuất trước, công thức bình quân gia quyền (chi phí trung bình).

• Ý nghĩa của Cogs (giá vốn hàng bán)

Định giá sản phẩm là công việc khó khăn nhất khi bắt đầu đưa sản phẩm ra thị trường cần định giá hợp lý để bán và thu lợi nhuận. Nếu doanh nghiệp biết giá vốn hàng bán của hàng hóa sẽ dễ dàng đặt ra giá bán giúp mang lại lợi nhuận và biết thời điểm cần tăng giá bán sản phẩm.

Biết Cogs giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác hơn cho việc chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu trực tiếp có giá tốt và xác định lợi nhuận gộp của doanh nghiệp trong kỳ, sau đó tính được thu nhập ròng mà doanh nghiệp nhận được sau khi trừ toàn bộ chi phí.

Cogs (giá vốn hàng bán) được đưa vào báo cáo thu nhập của doanh nghiệp thể hiện giá trị kinh doanh, giúp các nhà đầu tư, nhà phân tích và nhà quản trị dễ dàng nắm được lợi nhuận của doanh nghiệp. Nếu Cogs tăng thì lợi nhuận giảm do đó mức thuế doanh nghiệp đóng giảm do thu nhập ròng giảm và cổ đông cũng nhận được lợi nhuận thấp hơn. Do đó, doanh nghiệp cần cố gắng duy trì Cogs (giá vốn hàng bán) ở mức thấp để đạt được thu nhập ròng cao.

• Hạn chế của Cogs

Giá vốn hàng bán có thể được phản ánh không đúng sự thật do thao túng bởi quản trị hay kế toán như sau:

Phân bổ giá trị sản xuất hàng hóa cao hơn với thực tế, tăng giá trị sale, thay đổi giá trị trả cho nhà cung cấp, không loại bỏ những hàng tồn kho hư hỏng hay quá hạn sử dụng để đẩy giá trị hàng tồn kho lên cao. Khi hàng tồn kho được đẩy lên cao quá mức dẫn đến giá vốn hàng bán bị báo cáo thiếu kéo theo lợi nhuận gộp tăng lên không đúng so với thực tế. Ngoài ra, khi đánh giá báo cáo tài chính các nhà đầu tư sẽ nhận ra những điểm sai sót trong công tác quản lý hàng tồn kho nếu doanh thu tăng chậm hơn hàng tồn kho, thông qua kiểm tra tồn trữ hàng tồn kho.

Như vậy, bạn phải nắm rõ về Cogs để xác định lợi nhuận gộp của doanh nghiệp, hiệu quả hoạt động cao hay thấp và mức thuế cần đóng qua hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Hy vọng đã cung cấp thêm cho bạn kiến thức về Cogs là gì, công thức tính và ý nghĩa của Cogs.

Khi bạn yêu thích các công việc thuộc ngành dịch vụ thì điều cơ bản bạn cần biết chính là customer service là gì? Hãy cùng tìm hiểu để biết được khái niệm, vị trí, vai trò của customer service trong lĩnh vực dịch vụ quan trọng như thế nào nhé!

1. Khái niệm

Customer service là hoạt động nhằm thỏa mãn nhu cầu khách hàng đối với sản phẩm, dịch vụ công ty bạn trong quá trình trước, trong và sau bán hàng. Đây là một hoạt động chăm sóc khách hàng nhằm mang lại cảm giác tin tưởng, vui vẻ, thoải mái,… vì đã lựa chọn đúng sản phẩm và dịch vụ. Với nền kinh tế thị trường như hiện nay, mỗi một công ty cần trang bị cho mình một dịch vụ khách hàng thật tốt nhằm tăng sự cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

• Yêu cầu để có một customer service hoàn hảo

Chắc hẳn ai cũng biết một doanh nghiệp mà không có khách hàng thì không thể tồn tại được. Vì thế các doanh nghiệp đều đặt khách hàng của mình lên hàng đầu, xem khách hàng là trọng tâm.Việc đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng là mục tiêu phát triển của công ty.

• Lấy cảm xúc khách hàng làm mục tiêu

Đôi khi nhà sản xuất quên đi yếu tố khách hàng mà nghĩ rằng chất lượng, mẫu mã, hình dáng sản phẩm, dịch vụ là hàng đầu. Hiện nay, sản phẩm bán được hay không chỉ dựa vào các yếu những yếu tố trên khoản 30%, 70% còn lại thì tùy thuộc vào tâm trạng, cảm xúc của khách hàng.

Thỉnh thoảng, khách hàng của bạn là người không am hiểu nhiều về các thông số kỹ thuật cũng như các tính năng của sản phẩm, họ đang băn khoăn về sản phẩm của công ty bạn và công ty đối thủ, là một người làm trong lĩnh vực customer service bạn cần gây dựng niềm tin cho khách hàng về sản phẩm của công ty, tạo cho họ cảm giác an toàn khi ra quyết định lựa chọn sản phẩm. Để làm được điều đó bạn cần giao tiếp với họ bằng cảm xúc chân thật, dùng trái tim và kinh nghiệm để hiểu được khách hàng đang muốn gì, thắc mắc về điều gì. Tiếp theo đó bạn sẽ tư vấn cho khách hàng những sản phẩm mà họ mong muốn, nếu có thể thì cho họ trải nghiệm thử sản phẩm, đưa ra các chính sách bảo hiểm, sửa chữa,…giúp khách hàng yên tâm.

Tóm lại cảm xúc khách hàng là yếu tố quan trọng cần được ưu tiên hàng đầu trong chính sách customer service.

• Phải trung thực trong quá trình làm việc với khách hàng

Như đã đề cập ở trên, hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều trang bị cho mình một dịch vụ khách hàng nên sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp rất gay gắt, nếu công ty bạn bị phạm một sai lầm nào đó cũng đủ là cơ hội lớn cho đối thủ vươn lên.

Vì vậy trong customer service điều tuyệt đối cấm kỵ đó là sự gian lận, lừa dối khách hàng. Khách hàng có thể thông cảm nếu sản phẩm của bạn bị lỗi, hoặc có sơ xuất gì trong quá trình sản xuất, nhưng nếu họ nhận ra mình đang bị lừa dối thì cảm giác tin tưởng đối với công ty của bạn sẽ mất đi hoàn toàn và họ sẽ không đủ niềm tin để quay lại với công ty của bạn mặc dù doanh nghiệp bạn đã thay đổi, nhận ra cái sai và sửa chữa. Muốn duy trì được niềm tin của khách hàng thì điều đầu tiên bạn cần làm là tạo ra cảm giác thân thiện, cởi mở, khách hàng cảm thấy mình được lắng nghe, trung thực về chất lượng cũng như đưa ra những thông tin chính xác về sản phẩm, không nên quảng cáo quá mức, vượt lên những gì mà sản phẩm bạn có vì điều đó sẽ gây ra một hậu quả rất lớn.

• Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng là cao nhất

Customer service không đơn giản là ở việc làm khách hàng hài lòng, có thể họ vừa ý với dịch vụ công ty bạn, nhưng lại hài lòng với dịch vụ công ty khác ở một mức độ cao hơn thì sự lựa chọn đương nhiên sẽ không dành cho công ty của bạn.

Do đó, bạn cần quan tâm nhiều hơn đến người mua hàng, đặc biệt là dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi mua sản phẩm, dịch vụ. Nhiều người nghĩ rằng sau khi khách hàng trả tiền mua sản phẩm xong thì công ty sẽ hết trách nhiệm, việc không quan tâm đến khách hàng sau khi mua hàng sẽ làm họ thấy khó chịu và mất niềm tin. Chính vì lí do đó mà nhiều công ty hiện nay đang xây dựng cho mình một dịch vụ sau bán hàng rất tốt, ví dụ như chính sách bảo hành sản phẩm, sửa chữa, lắp đặt, đổi trả sản phẩm, gọi điện hỏi thăm tình hình sử dụng sản phẩm của người mua,…Đây là yếu tố đã thu hút số lượng lớn hàng khách về với doanh nghiệp vì họ có được sự an tâm sau khi mua sản phẩm.

Qua bài viết trên hy vọng bạn có thể hiểu rõ hơn về customer service là gì? Hãy cố gắng rèn luyện trang bị cho mình các kỹ năng cần thiết để đáp ứng được các yêu cầu của một người hoạt động trong lĩnh vực customer service bạn nhé.